Automatische incasso’s bieden gemak, maar brengen ook risico’s met zich mee. Een veelvoorkomende fout die in 2025 onopgemerkt veel geld kan kosten, is het niet tijdig bijhouden van storneringen en machtigingsintrekkingen door debiteuren. Dit leidt tot financiële fouten en onverwachte kosten voor bedrijven en consumenten. Dit artikel bespreekt de valkuilen van automatische incasso, hoe het betalingsproces kan ontsporen en wat de gevolgen zijn voor de rekeningafschrijving en bankbetalingen.
Risico’s van onopgemerkte storneringen
Een automatische incasso lijkt een betrouwbare manier om betalingen te innen, toch zorgt deze methode soms voor problemen die onopgemerkt blijven. Wanneer een debiteur onvoldoende saldo heeft op zijn bankrekening, dan wordt de incasso vaak gestorneerd. Banken hanteren hiervoor een wachttijd van ongeveer 3 tot 5 werkdagen. Indien het saldo niet wordt aangevuld, volgt definitief een stornering met als reden ‘onvoldoende saldo’. Wat veel ondernemers en klanten over het hoofd zien, is dat dit proces zonder waarschuwing kan verlopen, terwijl het geldverlies aanzienlijk kan zijn.
Zeker in 2025, waar volgens het Nibud 42% van huishoudens betalingsproblemen meldt, kan zo’n mishandeling van het betalingsproces leiden tot onverwachte kosten. Dit komt doordat de factuur na stornering weer openstaat, maar de automatische incasso vaak zonder nadere controle blijft proberen te incasseren. Dit leidt tot onnodige overschrijvingen en extra transactiekosten bij elke mislukte poging.
Bovendien kan een debiteur een reeds uitgevoerde incasso binnen 56 dagen via de bank terugboeken zonder direct een betalingsprobleem toe te geven. Deze mogelijkheid zorgt dat bedrijven kwetsbaar zijn voor plotseling terugkerende storneringen die ongemerkt plaatsvinden.
Het belang van tijdige communicatie met debiteuren
Wanneer een automatische incasso wordt gestorneerd of teruggeboekt, blijft de betalingsplicht van de klant bestaan. Helaas leidt het gebrek aan directe feedback bij veel bedrijven tot vertragingen en onnodige kosten. Moderne incassosoftware zoals Adviesfactuur biedt inmiddels automatische betalingsherinneringen met directe betaallinks (zoals iDEAL) na een mislukte incasso. Dit vergroot de kans dat de debiteur het openstaande bedrag alsnog betaalt, zonder verdere vertragingen.
Het aanpassen van de incassodatum kan cruciaal zijn in het voorkomen van fouten en het voorkomen van geldverlies. Als een debiteur structureel te laat betaalt, is het verstandig om het gesprek aan te gaan over betalingsvoorwaarden. Zo kan bijvoorbeeld de incassodatum worden verplaatst naar een moment waarop het saldo waarschijnlijk wel toereikend is. Die flexibiliteit maakt het betalingsproces minder risicovol en vermindert onvoorziene kosten.
Bedrijven doen er goed aan om tijdens dit proces transparant te zijn. Een open en constructieve communicatie helpt om het vertrouwen te behouden en slechte betalingsgewoonten te doorbreken. Dit voorkomt dat de automatische incasso tot een bron van frustratie wordt voor zowel ondernemer als klant.
Machtigingen intrekken en de gevolgen
Een automatische incasso wordt pas uitgevoerd als de debiteur hiervoor een SEPA-machtiging heeft gegeven. Ook al is deze toestemming gegeven, een consument of bedrijf kan te allen tijde de machtiging intrekken. Dit gebeurt regelmatig en leidt direct tot het stoppen van de automatische incasso. Mocht dit proces niet tijdig worden gevolgd, dan kan dit resulteren in onterechte incasso’s en uiteindelijk onnodige kosten voor de incasserende partij.
Het stoppen van de machtiging moet direct in het systeem worden verwerkt. Zo gaat een abonnementsregel in bijvoorbeeld Adviesfactuur over naar een alternatieve betalingswijze, vaak iDEAL of betalingen via QR-code. Deze omschakeling zorgt ervoor dat er geen transactieverlies hoeft op te treden, mits tijdig gereageerd wordt op de intrekking.
Wanneer deze stap wordt verwaarloosd, kunnen automatische incasso’s toch worden uitgevoerd, gevolgd door storneringen. Dit veroorzaakt niet alleen administratieve rompslomp, maar ook extra kosten voor beide partijen. Bovendien beschadigt het de zakelijke relatie, omdat vertrouwen in het automatische betalingsproces afneemt.
Financiële impact van fouten bij automatische incasso’s
Kleine fouten in het betalingsproces kunnen snel oplopen tot substantiële financiële schade. Niet alleen worden het openstaande bedrag en de bijbehorende kosten bijvoorbeeld geboekt als oninbaar, ook kunnen banken extra kosten in rekening brengen voor mislukte incasso’s en storneringen. Deze kosten zijn voor de incassant en kunnen doorwerken in hogere prijzen of andere vormen van schadevergoeding.
Daarnaast ontstaat ongemerkt geldverlies doordat meerdere pogingen tot incasso mislukken zonder dat dit op tijd wordt opgemerkt. Deze fout leidt vaak tot een onnodige verhoging van de transactiekosten en een slechtere cashflow voor bedrijven. Voor huishoudens kan het leiden tot onvoorziene schulden, vooral wanneer incassobedrijven onterecht door blijven gaan met het proberen binnenhalen van betalingen op afgesloten machtigingen.
Dit onderwerp is zo actueel dat het steeds meer aandacht krijgt binnen de financiële sector. Door vroegtijdige signalering en heldere communicatie kunnen deze risico’s aanzienlijk worden beperkt. Zo blijven klantrelaties gezond en blijft het betalingsproces efficiënt.
Praktische tips om fouten bij automatische incasso’s te voorkomen
De beste manier om geldverlies te beperken is het betalingsproces goed monitoren en adequaat reageren op signalen van mislukte incasso’s. Het is verstandig om gebruik te maken van moderne boekhoud- en incasso-oplossingen die automatisch storneringen signaleren en opvolgen. Dit voorkomt dat fouten onopgemerkt blijven en kosten onnodig oplopen.
Consistente controle van geplande incasso’s is essentieel. Doordat automatische incasso’s vooraf zichtbaar zijn als ‘geplande betalingen’ kunnen debiteuren deze nog annuleren. Het is daarom cruciaal deze planning te monitoren en zo nodig in contact te treden met de klant terwijl het bedrag nog niet is afgeschreven.
Ook het bieden van alternatieve betaalmethoden na een mislukte incasso vergroot de kans op betaling. Het aanbieden van een iDEAL-link of QR-code op facturen vergemakkelijkt snelle betalingen zonder extra administratieve handelingen. Dit zorgt voor een soepelere cashflow en voorkomt onnodige extra transactiekosten.
| Probleem | Gevolg | Oplossing |
|---|---|---|
| Onvoldoende saldo | Stornering automatische incasso, extra kosten | Incassodatum aanpassen, klant informeren |
| Machtiging ingetrokken | Onterechte incasso, slechte klantrelatie | Direct stopzetten automatische incasso, alternatief betalingsmiddel aanbieden |
| Debiteur boekt terug binnen 56 dagen | Onverwacht geldverlies | Betalingsherinnering met iDEAL sturen, terugkerende communicatie |
| Onvoldoende monitoring incasso’s | Langdurig onopgemerkt verlies | Gebruik maken van automatische signalering in incassosoftware |
Door deze tips toe te passen voorkomt u dat fouten bij automatische incasso’s onnodig leiden tot geldverlies en inefficiënties binnen uw financiële administratie. Een goede opvolging van storneringen en machtigingsintrekkingen is cruciaal in 2025 om uw bedrijf gezond en uw klanttevredenheid hoog te houden.
